Guest Blog by Meredith Baker, Director of Programs & Partnerships (VaxTrac), Dr. Korinne Chiu, Director of Research and Evaluation (VaxTrac) and Samantha Rabenjamina, Software Engineer (VaxTrac)
A Health Worker in northern Benin using VaxTrac during a vaccination session. © VaxTrac
VaxTrac is a US-based NGO that designs, builds, implements, and evaluates vaccination registry systems and supporting materials, in order to help developing health systems maximize the efficiency of their vaccine delivery programs. Our system seeks to provide high quality vaccination data to decision makers in near-real time using mobile android-based technology in an iterative process we call Build-Do-Learn Repeat. We currently have active implementations in Benin, Nepal, and Sierra Leone. Part of a well-functioning vaccination system is generating demand and getting kids to a vaccination session when they are scheduled. In the spirit of constantly improving our system with the feedback of our users, we decided to investigate how we could design an effective digital reminder feature, but we had to start from the beginning.
Community Relais play a critical role in seeking out children in their communities who are due for vaccination services. © VaxTrac
Understanding the current vaccination appointment reminder system is an important first step in identifying strategies for sending appropriate reminders to mothers of children who have upcoming vaccination appointments. Our outstanding research team at VaxTrac recently set out to better understand this system in a VaxTrac health zone in northern Benin. The purpose of the assessment was to (1) understand the current vaccine reminder system; (2) understand participant preferences about giving or receiving appointment reminders; and (3) understand if SMS is a feasible way to remind health workers, relais, and/or guardians about upcoming or missed appointments. Surveys were conducted with these three different groups between February and March of 2016.
The study team found that while all three groups would like appointment reminders, only a small percent of mothers reported that they have received reminders in the past. In addition, 4 out of 10 mothers interviewed reported that they, or someone they knew, had missed a vaccination appointment. The study team also found that relais play a key role in the vaccination system by building awareness about vaccines and finding mothers who are due for upcoming sessions. While mothers had low literacy rates and low access to mobile phones, all participating health agents and relais were literate in French, had access to their own mobile phones and felt relatively comfortable using SMS.
Focus Group with Health Workers in Benin. © VaxTrac
Based on the data from this study, we conclude that an automated SMS reminder system could be implemented between health agents and relais to help relais understand which mothers are due for upcoming appointments. However, in order to implement an effective reminder system, we needed more information from health agents and relais in order to design a system that meets their needs. Focus group discussions with relais and health agents were conducted to determine appropriate message content, the frequency of sending messages, and the message preferences for missed and upcoming appointments.
Findings indicated that relais would like to receive reminders for both missed and upcoming appointments on a weekly basis at least 3 days before a child is due for their vaccination. A preferred reminder format was selected to include: the patient’s name, guardian’s name, village, date to return to the health center, and phone number of the patient. Since relais have different preferences for the day and time that they would like to receive messages, reminder times and days are able to be personally customized for each relais when they are registered by a health worker to receive reminders. We have used this multi-stage approach to build a system that meets relais and health worker needs, as well as assessing the necessary technical and programmatic requirements to build and implement an SMS feature within the VaxTrac system. Ongoing coordination and leadership from the health zone will be required to ensure the feasibility and sustainability of an SMS appointment reminder system. Next steps are to pilot test the SMS feature in a small group of clinics to determine the effect of reminders on patient’s timeliness of return and adherence to the vaccination schedule.
For the full study and additional technical information, please see our recent publication, “Study of the effectiveness of strategies and methods for providing immunization reminders to parents and guardians of children in Benin” available here. Also keep an eye on our blog for updates on how we’re using this study and other user feedback to build better immunization systems worldwide.
En français:
Création d’un système de notification/rappel par SMS pour générer de la demande au Bénin
(HW image caption) Un agent de santé utilise VaxTrac pendant une séance de vaccination dans le Nord du Bénin
VaxTrac est une ONG américaine qui conçoit, crée, implémente et évalue des systèmes de registre de vaccination pour aider les systèmes de santé en développement à optimiser l’efficacité de leurs programmes de vaccination. Notre système a pour but de produire des données vaccinales de qualité en temps quasi-réel pour la prise de décision, en utilisant une technologie mobile reposant sur Android, au cours d’un processus que nous appelons Construire-Exécuter-Étudier Répéter. Nous avons des projets en cours au Bénin, au Népal et en Sierra Leone. Une part importante d’un système de vaccination performant consiste à générer de la demande et à faire en sorte que les enfants se rendent aux séances de vaccination en temps voulu. Ayant pour but d’améliorer en permanence notre système avec les commentaires des utilisateurs, nous avons décidé de rechercher comment concevoir une fonction de notification numérique. Pour cela, il a fallu repartir de zéro.
(Relais image caption) Les relais communautaires jouent un rôle essentiel dans la recherche des enfants qui sont attendus pour un vaccin.
La compréhension du système actuel de rappel des rendez-vous vaccinaux est un premier pas important pour identifier les stratégies à employer pour envoyer des rappels appropriés aux mères des enfants ayant un rendez-vous vaccinal à venir. L’équipe de recherche de VaxTrac a décidé d’essayer de mieux comprendre ce système dans une des zones sanitaires où VaxTrac est utilisé, au Nord du Bénin. L’étude avait pour but de (1) comprendre le système de rappel de vaccination actuel, (2) de connaître les préférences des participants quant à l’envoi et à la réception de rappels de rendez-vous et (3) de savoir si les messages SMS étaient un moyen envisageable de rappeler les rendez-vous futurs ou manqués aux agents de santé, aux relais et/ou aux gardiens d’enfants. Les sondages ont été menés parmis les trois groupes précédemment mentionnés entre février et mars 2016.
L’équipe menant l’étude a constaté que même si les trois groupes souhaitaient recevoir des rappels de rendez-vous, seul un faible pourcentage des mères d’enfants ont rapporté avoir reçu un rappel par le passé. De plus, 4 mères interrogées sur 10 ont déclaré avoir manqué un rendez-vous vaccinal ou connaître une personne en ayant manqué un. L’équipe a également constaté que les relais jouaient un rôle clé dans le système de vaccination en faisant un travail de sensibilisation sur la vaccination et en trouvant les mères pour les séances à venir. Tandis que les mères avaient un faible taux d’alphabétisation et un accès restreint aux téléphones portables, tous les agents de santé et relais participants pouvaient lire et écrire le français, avaient accès à leur propre portable et étaient relativement à l’aise avec l’utilisation des SMS.
(Focus group image caption) Groupe de réflexion avec des agents de santé au Bénin
À partir des données de cette étude, nous avons conclu qu’un système de rappels par SMS automatisé pourrait être mis en place entre les agents de santé et les relais pour aider les relais à savoir quelles mères contacter pour les séances à venir. Cependant, pour mettre en place un système de rappel efficace, nous avons eu besoin de plus d’informations de la part des agents de santé et des relais pour concevoir un système répondant à leurs besoins. Des groupes de réflexion ont été menés avec des agents de santé et des relais pour déterminer le contenu approprié des messages, la fréquence d’envoi des messages et les préférences relatives aux rendez-vous manqués ou à venir.
Les résultats ont montré que les relais voulaient recevoir des rappels hebdomadaires pour les rendez-vous manqués et pour les rendez-vous à venir au moins 3 jours avant la date de vaccination de l’enfant. Un format de message privilégié contiendrait le nom du patient, le nom du gardien, le village du patient, la date du rendez-vous et le numéro de téléphone du patient. Puisque les relais ont des préférences différentes pour le jour et l’heure de réception des messages, ces paramètres doivent pouvoir être personnalisables pour chaque relais lors de l’enregistrement au service de rappel auprès des agents de santé. Nous avons utilisé cette approche à plusieurs étapes pour construire un système répondant aux besoins des relais et des agents de santé et pour évaluer les pré-requis techniques pour construire et implémenter une fonction de rappel par SMS au sein du système VaxTrac. Une coordination et une direction continues de la zone sanitaire seront nécessaires pour assurer la faisabilité et la pérennisation d’un système de rappel par SMS. La prochaine étape est la conduite d’une expérience pilote pour tester les rappels par SMS dans un groupe restreint de centres de santé pour déterminer l’effet des rappels sur la ponctualité des patients et leur adhérence au calendrier vaccinal.
Pour accéder à l’étude complète et à des informations techniques supplémentaires, veuillez lire notre récente publication “Étude sur l’efficacité des stratégies et méthodes pour fournir des rappels de rendez-vous vaccinaux au parents et gardiens d’enfants au Bénin.” disponible ici. Référez-vous également à notre blog pour des informations sur la façon dont nous utilisons cette étude et les commentaires des utilisateurs pour construire de meilleurs systèmes de vaccination dans le monde.
